Existem diversas formas de aprimorar a execução das atividades em uma empresa, são os chamados processos de melhoria da produtividade. A grande vantagem disso, é que eles podem ser aplicados em conjunto, tornando as medidas ainda mais eficazes.

A lógica é que seja construído um processo de melhoria contínua, buscando sempre pontos a serem melhorados em cada processo. Dessa forma, é possível mirar sempre em objetivos cada vez maiores e desafiadores.

Para planejar a otimização dos processos em sua empresa, aplicamos os seguintes métodos:

1. Mapeamento dos processos:

Quando falamos em otimização do tempo e de processos, o primeiro passo está no mapeamento das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas.

2. Identificação e eliminação de falhas:

Quando o processo está mapeado, se torna mais fácil e preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final. Nessa etapa, não basta identificar o problema e quais os seus impactos; é crucial conseguir apontar qual é a sua raiz e o que precisa ser feito para cortá-la.

3. Eliminação de etapas desnecessárias:

Que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas, como o deslocamento do colaborador para buscar um material, ou informações, por exemplo.

Em empresas em que ainda não há uma otimização de processos rotineiros, é bastante comum haver etapas que foram necessárias em um período anterior, mas que hoje não faz sentido, só que costumam ser executadas. Dessa forma, eliminar essas etapas pode ser o primeiro passo para melhorar a gestão e otimização do tempo.

4. Melhorias na utilização dos recursos:

Desperdícios de recursos podem ser considerados o de materiais  o mais comum , de tempo e de ferramentas. Contudo, também é preciso considerar que um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, também é um desperdício; nesse caso, o de mão de obra.

5. Formalização do novo método:

Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores.

Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.

6. Entregas mais confiáveis:

A otimização de processos envolve a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento  que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.

Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.

Essa é uma maneira de como aumentar a produtividade, que não fica comprometida com tarefas desnecessárias ou retrabalhos para corrigir os erros.